第一章 總則
第一條 研究生檔案管理是研究生教育管理工作的重要組成部分。為适應學校研究生檔案管理工作的需要，實現研究生檔案管理規範化、制度化、科學化，堅持維護檔案管理真實性、嚴肅性、連續性和完整性的工作原則，根據《中華人民共和國檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》以及學校研究生管理工作規定，制定本辦法。
第二條 研究生檔案是記述和反映學生個人經曆、德才能績、學習和工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的曆史記錄。
第二章 檔案管理部門及職責
第三條 研究生檔案管理工作由研究生院、黨委研究生工作部研究生檔案室（以下簡稱“研究生檔案室”）主要負責，各學院（中心）研究生工作辦公室（以下簡稱“學院研工辦”）共同完成。
第四條 研究生檔案室負責研究生檔案接收、查閱、借閱、利用、歸檔、轉遞及安全保密等相關事宜。
第五條 學院研工辦負責研究生新生檔案審查、在讀期間檔案及黨員檔案建檔、收集、查閱、借閱、歸檔及安全保密等相關事宜。
第三章 檔案材料範圍
第六條 檔案材料的歸檔範圍：
（1）高中階段檔案：高中畢業生登記表、入黨入團材料、高考報名材料、高中畢業會考材料、獎勵材料和處分材料等。
（2）大學階段檔案：大學入學登記表、大學畢業生登記表、成績單、入黨、入團材料、體檢表、獎勵材料和處分材料等。
（3）工作單位檔案。
（4）碩士研究生階段檔案：碩士報考錄取材料、研究生入學登記表、學年鑒定表、研究生畢業登記表、碩士成績單、碩士學位證明單、體檢表、就業通知書、獎勵材料和處分材料等。
（5）博士研究生階段檔案：博士研究生報考錄取材料、專家推薦信、學年鑒定表、研究生入學登記表、研究生畢業登記表、成績單、博士學位證明單、體檢表、就業通知書、獎勵材料和處分材料等。
第四章 檔案的接收與審查
第七條 研究生新生入學前應按照學校研究生招生的有關要求，将入學前的檔案及時完整地寄到研究生檔案室。
第八條 研究生檔案室負責接收新生檔案，按培養層次、學院（中心）、年級分櫃存放，并及時将研究生檔案到校情況錄入研究生檔案管理系統。
第九條 新生通過研究生檔案管理系統查詢檔案到校情況。
第十條 學院研工辦負責新生檔案的審查工作，對新生入學前檔案材料審核完成後，及時換裝印有“澳门永利集团304官网手机研究生檔案”字樣的檔案專用袋（以下簡稱“總檔案袋”），建檔案号，并在檔案袋上編注學号，存入指定的檔案櫃。
第十一條 新生黨員檔案材料由學院研工辦裝入印有“黨員檔案材料”字樣的檔案專用袋 ，存放于學院。研究生在讀期間黨員檔案材料的收集和利用，由學院研工辦負責。研究生畢業時，黨員檔案材料統一歸入總檔案袋。
第五章 檔案材料的收集與歸檔
第十二條 學院研工辦負責研究生在校期間檔案材料的收集，并對檔案材料的真實性和完整性負責。
第十三條 各類檔案材料隻能用碳素墨水或藍黑墨水書寫，文字要清晰。
第十四條 研究生在校期間産生的學籍檔案材料，由學院研工辦收集後裝入印有“研究生學籍檔案”字樣的檔案專用袋，存放于學院。研究生畢業時，由負責老師填寫袋面清單并簽字後歸入總檔案袋。
第十五條 學院研工辦應按照研究生檔案室的統一安排，及時歸集、整理并密封畢業研究生檔案。
第六章 檔案的查閱與利用
第十六條 查閱研究生檔案應持《檔案利用申請表》，經學院（中心）負責人簽字、蓋章後方可查閱，并辦理檔案查閱登記手續。
第十七條 畢業生就業單位核查檔案，須持單位介紹信、經學院簽字蓋章的《檔案利用申請表》，并辦理檔案查閱登記手續。
第十八條 檔案一般不得外借，如必須借出使用時，需由借閱單位出具借閱介紹信，并說明理由，經研究生院、黨委研究生工作部負責人簽字批準後方可借出。借出時間一般不得超過7天（含休息日），借出檔案不得擅自轉借他人。
第七章 紀律要求
第十九條 任何人查閱檔案時，必須嚴格遵守閱檔規定，嚴禁塗改、圈劃、批注、抽取、撤換、拍攝、複制檔案内容和檔案材料。
第二十條 任何人查閱檔案後，必須嚴格遵守保密制度，不得洩露或擅自向外公布檔案内容。
第二十一條 研究生檔案一般隻能在檔案保管部門查閱。
第二十二條 未經批準，任何單位不得私自扣留應歸檔材料。
第二十三條 檔案材料的提供部門應按規定的時間和要求上交歸檔材料。
第二十四條 檔案管理人員要根據檔案管理規定開展各項工作，如利用職務之便不按規定操作，視情節追究責任，情節嚴重者給予行政處分。
第八章 檔案的轉遞和暫存
第二十五條 畢業研究生檔案由研究生檔案室根據學校就業指導服務中心提供的檔案轉遞去向及時寄出，并向學院研工辦反饋檔案寄出的快遞單号。
第二十六條 各快遞企業的快遞單号均有相應的查詢時效，學院研工辦應及時将快遞單号反饋給學生，方便學生查詢檔案的去向。
第二十七條 未落實就業單位的，其檔案必須轉至戶口所在地或工作單位所在地的人才市場或人力資源部門托管。特殊情況由研究生本人申請，填寫《畢業生檔案緩寄申請表》，經批準學校可延緩三個月轉遞其檔案。三個月後仍沒有辦理檔案轉遞手續的，學校将按研究生本人預留的檔案收寄單位寄出。
第二十八條 轉學研究生的檔案寄往研究生轉入院校。
第二十九條 因各種原因無法寄出的檔案，由研究生檔案室移送學校檔案館保存。
第九章 附則
第三十條 本辦法解釋權歸研究生院、黨委研究生工作部。
第三十一條 本辦法自發布之日起試行。